Check-up: DATEV Unternehmen online

Mitglieder des Landvolk-Kreisverbands Rotenburg-Verden e. V. beim gemeinsamen Austausch zu DATEV.

Landwirte tauschen sich mit Kreisverband aus

Seit nunmehr über einem Jahr arbeitet der Landvolk-Kreisverband an der digitalen Umstrukturierung von Arbeitsabläufen. Mit dem neuen System DATEV Unternehmen online geben wir unseren Mitgliedern seit Kurzem ein Werkzeug an die Hand, die Digitalisierung auch im Büro voran zu treiben. Bereits 400 Mandate betreuen wir mit dem neuen System und mittelfristig sollen alle Betriebe umgestellt werden. Damit das Ganze reibungslos funktioniert, bietet der Kreisverband nicht nur entsprechende Schulungen an, sondern trifft sich auch regelmäßig mit den Landwirten, die das System bereits nutzen, um gemeinsame Erfahrungen auszutauschen und Verbesserungen im Ablauf vorzunehmen. „Uns ist es wichtig, dass die Mandanten gern mit DATEV arbeiten und das System mittelfristig eine Arbeitsersparnis mit sich bringt“, betont Jan Kaup, Buchstellenleiter beim Landvolk-Kreisverband Rotenburg-Verden e. V. „Bei einem Treffen mit mehreren Anwendern können die Landwirte nicht nur Problematiken mit uns besprechen und Verbesserungsvorschläge machen, sondern auch Erfahrungen untereinander austauschen.“

Probleme erkennen und schnell lösen

Im August folgten circa 20 Mandanten der Einladung und trafen sich mit Mitarbeiter/innen vom Landvolk-Kreisverband. Dazu gehörten Buchstellenleiter Jan Kaup, Teamleiter Thomas Bassen sowie die beiden Spezialisten für DATEV Unternehmen online: Regina Puvogel und Erik Rottinghaus. Die Mandanten wurden zunächst von Jan Kaup begrüßt und erhielten aktuelle Informationen. Danach konnten sie dann in einer Diskussionsrunde aktuelle Problematiken aufführen und gemeinsame Lösungen finden. „Vor allem die Themen Scanner und Firmenerkennung bestimmten den Austausch“, erklärt Thomas Bassen. So liest das Programm bei einigen Mandanten die Gutschriften nicht richtig ab oder nimmt beispielsweise keine Rechnungsbeträge mit Punkt ab. „Hier besteht definitiv noch Verbesserungsbedarf. Denn das Ziel sollte sein, dass alle Rechnungsdaten nach dem Scannen automatisch und richtig übertragen werden“, betont Bassen. „Erik Rottinghaus und Regina Puvogel haben daher bereits andere Scanner eingesetzt, die besser funktionieren.“ Generell lassen sich solche und andere Probleme immer am besten regeln, wenn Mandanten sich direkt mit dem Kreisverband in Verbindung setzen. Zusätzlich erhalten alle Mandanten bei der Neueinrichtung eine vom Landvolk angefertigte Anleitung zu DATEV Unternehmen online, die grundlegende Fragen klären kann.

Nach etwas Übung weniger Zeit im Büro verbringen

Auch bei den Lohnabrechnungen gibt es Fortschritte: Damit sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber diese jederzeit einsehen können, werden Lohnabrechnungen zukünftig direkt in das Programm gestellt. Auch die Themen Notizfelder, Rechnungskorrekturbutton und Gutschriften bei DATEV Unternehmen online wurden angesprochen. „Wir stellen fest, dass die Landwirte, die sich circa einmal in der Woche intensiv mit dem neuen Programm auseinandersetzen, besser zurechtkommen als jene, die dies nur einmal im Monat tun“, resümiert Erik Rottinghaus die Veranstaltung. „Kleine Probleme bei der Anwendung lassen sich oftmals bereits telefonisch klären. Unsere beiden Mitarbeiter Regina Puvogel und Erik Rottinghaus sind aber auch immer vor Ort bei den Mandanten, falls sich etwas nicht telefonisch lösen lässt. Uns ist es wichtig, dass jene Landwirte, die auf DATEV Unternehmen online umstellen, intensiv von uns begleitet werden. Natürlich gibt es anfangs hier und da Probleme. Das liegt manchmal am Anwender, manchmal muss die Arbeitsweise des Systems aber auch angepasst werden. Mittelfristig stellt sich aber bei allen Anwendern eine Zeitersparnis ein, die für Arbeit auf dem Betrieb genutzt werden kann.“ Solche Termine zum gemeinsamen Erfahrungsaustausch sollen nun häufiger – sowohl in Rotenburg als auch in Verden – angeboten werden.